Coördinerend bestuurssecretaresse Tijdelijk met uitzicht op vast

FTE:

Salarisschaal: Tijdelijk met uitzicht op vast

te: 0,9 – 1,0 | per direct | Bredewater 4, Zoetermeer

“Voor de Unicoz onderwijsgroep zoeken wij een coördinerend bestuurssecretaresse met minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare rol. Jij weet als geen ander wat er van je verwacht wordt in deze functie en jij kunt direct zelfstandig aan de slag!”

Ben jij een coördinerend bestuurssecretaresse in hart en nieren en wil je je aansluiten bij een fantastisch team?

• Je draagt indirect bij aan kwalitatief goed onderwijs voor meer dan 9000 leerlingen;
• In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust;
• Jij bent een belangrijke schakel tussen bestuur, bestuursbureau én de scholen;
• Je geeft leiding aan een gemotiveerd en professioneel team;
• Je krijgt alle ruimte en vrijheid om jezelf en je team te laten groeien.

Wie zijn wij?
Wij zijn een stichting die onderwijs verzorgt in het primair en voortgezet onderwijs in Zoetermeer en vormen het bevoegd gezag van 22 rooms-katholiek en protestants-christelijke basisscholen, één interconfessionele school, één school voor speciaal basisonderwijs en een school voor het voortgezet onderwijs met twee locaties. Verder werken de scholen samen met twee stichtingen voor kinderopvang en tussen schoolse opvang. De scholen worden ondersteund door het stafbureau (HR, financiën, onderwijs en kwaliteit, PR, huisvesting en ICT). De ondersteuning geldt niet alleen voor het PO maar ook voor het VO en voor het bestuur.

Jouw team
Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het bestuursbureau dat de scholen en het bestuur ondersteunt bij hun taken. Het team bestaat met jou uit 4 enthousiaste medewerkers waarbij jij het team compleet maakt. Aan jou wordt naast de ondersteuning van de bestuurders, het leidinggeven en de coördinatie van de gehele secretariële en facilitaire ondersteuning van het bestuursbureau in handen gegeven, zodat het bestuur ontzorgt en ondersteund wordt en de medewerkers in het bestuursbureau optimaal hun werk kunnen doen.

Het team is continu bezig met ontwikkeling en er is dus ook ruimte om zaken te signaleren, op te pakken en te verbeteren. Sterker nog: wij verwachten van jou dat je altijd kijkt waar het beter kan en dat oppakt of bij de juiste mensen neerlegt. Je komt terecht in een professioneel en collegiaal team waarin eenieder bereid is elkaar te vervangen of taken van elkaar over te nemen wanneer dit nodig is. Samenwerken is in deze functie erg belangrijk.

Als coördinerend bestuurssecretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je het grootste deel van je tijd letterlijk rondom het College van Bestuur.

Unicoz is een inclusieve organisatie. Wij hechten er veel waarde aan de diversiteit van onze samenleving weerspiegeld te zien in onze organisatie. Dit betekent dat wij niet alleen de ruimte bieden aan iedereen maar diversiteit ook als kracht zien.

Wat ga je doen?
Je geeft leiding aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat van het College van Bestuur, en de facilitaire ondersteuning van het bestuursbureau. Dankzij jou verloopt de dag van de bestuursleden gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Jij werkt zelfstandig en bent in staat zelf afwegingen te maken wat zelfstandig afgehandeld kan worden. Je bent organisatiesensitief en werkt graag samen met jouw collega’s van het bestuursbureau.
Het bestuurssecretariaat, bestaat uit je collega-bestuurssecretaresse en de twee bureau secretaresses, die tevens secretarieel ondersteunende werkzaamheden verrichten. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle werkzaamheden van het bestuurssecretariaat. Jouw dag is gevuld met acties die voortkomen uit de e-mail en agenda van de bestuurders en het reilen en zeilen van het bestuursbureau, waaronder:

• Complex agenda- en timemanagement. Je anticipeert op de bestuurlijke agenda’s en aandachtsgebieden;
• Je legt verband tussen de e-mail en agenda van de bestuurders en handelt hier naar en acteert hier pro-actief op;
• Je verstrekt op verzoek informatie en/of je verwijst door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Het adviseren en praktisch ondersteunen van de bestuurders bij het voorbereiden van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten en representatieve aangelegenheden;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Je vervangt je collega-bestuurssecretaresse bij afwezigheid;
• Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het secretariaat;
• Je ondersteunt direct en indirect de bestuurssecretaris bij de coördinatie van het bestuursproces;
• Je bereidt mede overleggen en verslaglegging voor;
• Je helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken.

Wat neem je mee?
Competenties
Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een bestuurlijke of directieomgeving. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid ben je een teamspeler en weet je de verbinding te vinden met het team en het bestuur. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden, kunt goed plannen en prioriteren en werkt secuur in een digitale omgeving. Je ondersteunt en ontzorgt het bestuur vanuit je grondhouding, rol en professionaliteit en zorgt ervoor dat alles op kantoor vlekkeloos verloopt. Jij bent representatief, collegiaal, kan goed prioriteren en je bent service gericht.

Kennis en ervaring
Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een (directie) secretaresse opleiding;

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring of ten minste affiniteit met leidinggeven;
• Je weet hoe je proactief moet plannen, organiseren en prioriteren;
• Goede kennis van en zeer vaardig met Office 365, Outlook, Word en Excel;
• Je bent gewend om in een dynamische omgeving te werken;
• Als onderdeel van een team draag je van nature zorg voor een kwalitatief goede dienstverlening;
• Je kunt een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen voorafgaand aan indiensttreding.

Arbeidsvoorwaardelijk
Unicoz biedt medewerkers de ruimte hun talenten te ontwikkelen. De sfeer is collegiaal, dynamisch en persoonlijk waarbij iedereen vanuit zijn/haar uniek zijn meetelt en mee doet. Wij hebben oog voor het individu en werken samen als een team. Dat doen we zowel binnen onze organisatie als met de partners met we samen het onderwijs maken in Zoetermeer.

Concreet bieden we het volgende:

• Een tijdelijk contract van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een salaris in schaal 9 (minimaal € 2755,- en maximaal € 4164,-) , op basis van ervaring en een 40-urige werkweek) cao VO;
• Een telefoonvergoeding van € 20,- per maand, laptop vanuit Unicoz;
• De mogelijkheid om gebruik te maken van onze Unicoz Academie, interne opleidingen en trainingen te volgen, deel te nemen aan projectgroepen;
• Een ruime vakantieregeling;
• Een omgeving waarin je als bestuurssecretaresse de ruimte hebt om het beste uit jezelf naar boven te halen;
• De voordelen van een professioneel gezond bestuur waar de lijnen kort zijn;
• Een uitdagende en afwisselende baan;
• Een erg leuke activiteitencommissie!

Vragen?
Met vragen over het werving- en selectieproces bel of mail met: Cindy Smits HR Advies via telefoonnummer 079-3208830/keuze 1 of via e-mail vacatures@unicoz.nl.
Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met secretariaat college van bestuur op tel 079- 3208830/keuze 3 of via e-mail j.versteeg@unicoz.nl.

Solliciteren?

Ben jij die coördinerende bestuurssecretaresse in hart en nieren? Mail dan je CV met motivatie uiterlijk 1 oktober 2023 naar: vacatures@unicoz.nl t.a.v. Drs. D. van der Aa,
Lid College van Bestuur. Binnen drie dagen na sluiting van de vacature laten wij jou weten of wij met je verder gaan in deze procedure. Wanneer je bij ons start, volg je een inwerkprogramma om je wegwijs te maken binnen Unicoz.

De sollicitatieprocedure
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op onderstaande data:

• Een eerste gesprek met de selectiecommissie: maandagochtend 9 oktober 2023;
• Een tweede gesprek met de benoemingsadviescommissie: donderdagochtend 12 oktober 2023;
• Het arbeidsvoorwaardengesprek: in de week van 23 oktober 2023 (nog nader te bepalen);

Over deze werkgever
De Unicoz onderwijsgroep staat voor uniek onderwijs van hoge kwaliteit in alle wijken van Zoetermeer. De Unicoz onderwijsgroep is werkgever van meer dan 900 personeelsleden. Binnen de groep is ruimte voor ieders talent en identiteit.