Bestuurssecretaris
Officemanager / Bestuurs-secretaresse
Over Floreer
Floreer is een stichting voor openbaar basisonderwijs en opvang in de Haarlemmermeer met 16 PO-scholen en 6 eigen BSO -locaties. Iedere dag krijgen ruim 4500 kinderen onderwijs op een Floreer school. Het is een organisatie waar kwalitatief en toekomstbestendig onderwijs en (zelf)ontwikkeling voorop staan. Floreer heeft veel verschillende onderwijsconcepten, waaronder Dalton, Jenaplan, Montessori, fulltime hoogbegaafd, cultuurmagneet en internationaal.
Floreer vindt het belangrijk dat iedere medewerker al zijn talenten kan benutten, blijft ontwikkelen en het naar zijn zin heeft op het werk. De scholen liggen verspreid over de Haarlemmermeer en variëren qua grootte en onderwijsaanbod. Zo is er veel variatie in het werkveld. Met zo’n 500 medewerkers vormen zij een hechte eenheid. Het College van Bestuur van Floreer bestaat uit één persoon.
De functie
Als officemanager/bestuurs-secretaresse ben je de verbindende schakel binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s op het servicebureau, de scholen en externe contacten. Je combineert overzicht houden met daadkrachtig handelen en brengt structuur en rust in een soms hectische omgeving. In deze dynamische rol krijg je de kans om actief bij te dragen aan een efficiënte en georganiseerde werkomgeving. Je werkt nauw samen met de voorzitter CvB, de bestuurssecretaris, de stafhoofden en de andere collega’s op het Servicebureau.
Een greep uit jouw taken
- Regievoeren – zowel procesmatig als inhoudelijk – op de agenda en ondersteuning van de voorzitter College van Bestuur;
- Bijdragen aan de bestuurlijke jaaragenda en zorgen voor tijdige opvolging van acties;
- Samen met de bestuurssecretaris verzorg je de in- en externe communicatie van het CvB en de stichting, zoals op de website, sociale media en in nieuwsbrieven;
- Ondersteuning bieden aan de bestuurssecretaris en de Raad van Toezicht bij het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten en notuleren indien nodig;
- Bezoekers ontvangen, telefoon beantwoorden en informatie verstrekken; ingekomen mails en post beoordelen en verwerken, ontbrekende informatie opvragen indien nodig en doorzetten naar de betrokken collega’s;
- Contractinformatie en mobiele telefonie beheren;
- Organiseren en coördineren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief facilitaire en logistieke ondersteuning;
- Zorgen voor actueel en overzichtelijk digitaal dossier- en archiefbeheer;
- Signaleren van verbeterkansen en toepassen van nieuwe ideeën om het secretariaat en de werkprocessen te vernieuwen.
Wie ben jij?
Wij zoeken een collega die stevig in de schoen staat, maar ook samenwerking en verbinding vooropstelt. Je bent breed inzetbaar, proactief, accuraat en schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden. Jij hebt de sensitiviteit om de organisatie snel te doorgronden, de regie te nemen waar nodig, en tegelijkertijd een toegankelijke en dienstverlenende houding richting collega’s en externe partners.
- Je doet wat er nodig is en je voelt je thuis in een dynamische omgeving, waar geen dag hetzelfde is;
- Je bent zorgzaam en gastvrij;
- Je denkt in oplossingen en mogelijkheden, stroopt de mouwen op en gaat aan de slag;
- Je hebt relevante werkervaring en affiniteit met de onderwijs- en kinderopvangsector;
- Je beschikt over een MBO+ / HBO werk- en denkniveau;
- Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden en hebt ervaring met Microsoft Office 365 (ervaring met iBabs is een pré);
- Je bent communicatief vaardig en klantgericht en je hebt affiniteit met social media;
- Je hebt het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren.
Wij bieden jou
Een afwisselende baan op het bestuurskantoor van een middelgrote onderwijsorganisatie, met een informele en laagdrempelige cultuur.
Een jaarcontract voor 24-32 uur per week (nader overeen te komen) voor een periode van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Salaris volgens schaal 7/8 CAO Primair Onderwijs (€2.675 – €4.254), 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33%, een goede pensioenvoorziening, reiskostenvergoeding en een werklaptop en mobiele telefoon.
Een gezellige, informele werkomgeving op het servicebureau aan de Wilhelminalaan in Hoofddorp. De werkdagen worden in overleg vastgesteld, met vrijdag als vaste vrije dag.
Solliciteren?
Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Karin Flapper (interim-bestuurssecretaris) via 06 2957 1002 of karin.flapper@floreer.nl.
Jouw motivatie en CV ontvangen we graag via de sollicitatiebutton of via hr@floreer.nl. Je kunt reageren tot 20 november. De gesprekken vinden plaats op maandag 24 november tussen 15:00 en 18:00 uur en woensdag 26 november tussen 15:00 en 18:00 uur.
Voor meer informatie over de organisatie: www.floreer.nl.