Stafmedewerker
Wij zoeken een doortastende, verbindende bestuursassistent
Over de functie
Als bestuursassistent bij SPO Utrecht ondersteun je in de eerste plaats ons College van Bestuur (CvB). Je neemt zoveel mogelijk administratieve en organisatorische werkzaamheden uit handen. Je beheert meerdere agenda’s, plant afspraken voor het CvB en andere (staf)collega’s en organiseert bijeenkomsten. Dit alles doe je in de dynamische omgeving van het Utrechtse openbaar basisonderwijs. Als bestuursassistent ben je onderdeel van het domein Bestuur & Organisatie. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris. Op dit moment wordt gewerkt aan een verdere professionalisering en ontwikkeling van het team. Jij speelt daarin een belangrijke rol. Is deze boeiende baan iets voor jou?
Hoe jouw dag eruit kan zien
Je start de dag met het doornemen van de mailbox en agenda’s van het CvB. Je checkt snel of de juiste versie van de vergaderstukken klaar staan in iBabs. Zo weet je zeker dat het CvB de dag ook goed kan starten. Het CvB vertrouwt dan ook blindelings op jouw nauwkeurigheid. De eerste collega’s druppelen ondertussen binnen en je praat even bij. Daarna zet je je tanden in de Teams omgeving van het secretariaat. Je bent echt een mooie verbeterslag aan het maken. Tussendoor check je continu wat er allemaal binnenkomt. Stukken van de GMR, de RvT: jij weet wat je ermee moet doen.
In de middag werk je een notitie uit, plan je een groot overleg in met de secretariaten van andere besturen en stuur je een vertrouwelijke mailing naar alle directies. Je loopt nog even langs bij het CvB om een meeting voor de volgende dag voor te bereiden en zet alles voor ze klaar. Op de valreep zorg je er nog voor dat een directeur van één van onze scholen zo snel mogelijk wordt teruggebeld door de juiste collega. Een kleine calamiteit die je goed inschat. Je hebt het verschil kunnen maken. Met een tevreden gevoel stap je einde middag weer op de fiets.
En morgen, morgen kan het zo maar een hele andere dag zijn. Ben je misschien wel aanwezig bij het maandelijkse directeurenoverleg en zorg je ervoor dat alles daar op rolletjes loopt. Werk je samen met een ander secretariaat om een stedelijk overleg te organiseren. Of bel je met wat directeuren om hun jaargesprekken in te plannen. Minstens zo leuk toch?