Administratief Medewerker
Admin Medewerker Financiën, Huisvesting & Facilitair Tijdelijk met uitzicht op vast
Stichting Penta: ‘Alles met aandacht’
Wij staan voor het geven van kwalitatief goed onderwijs aan onze leerlingen, met aandacht voor de groei en ontwikkeling van de mens. De ‘mens’ is zowel onze leerling als onze medewerker. Dit is de basis van ons koersplan ‘Alles met Aandacht’ 2024-2028.
‘Alles met aandacht’ staat voor onze levensbeschouwelijke, christelijk-geïnspireerde visie op de mens en de samenleving. “Aandacht” betekent namelijk voor ons een holistische ontwikkeling van elk individu en het bieden van een inclusieve en veilige omgeving. Dit alles draagt bij aan een gevoel van verbinding, zorgzaamheid, gemeenschap en een diepgeworteld geloof in de potentie en waardigheid van elk mens.
Op vier terreinen hebben wij ambities geformuleerd voor de komende jaren: Identiteit, IKC-vorming (Integraal Kindcentrum), Inclusie en Professionaliseren.
Jouw werkplek en rol
In deze zelfstandige en veelzijdige functie werk je in de volle breedte op het terrein van Financiën, Huisvesting en Facilitair. Je werkplek is op het Pentakantoor in Hoorn. Je hoofdtaak is ervoor zorgen dat alle processen rondom de verwerking van facturen, contracten, administratie rondom huisvestingsprojecten, RI&E’s en Inkoop / aanbestedingen goed administratief worden verwerkt.
- Je zorgt voor administratieve ondersteuning bij het opstellen van contracten.
- Je beheert de centrale digitale facturenstroom. Je controleert en codeert binnenkomende facturen nauwkeurig, omdat je weet hoe belangrijk een juiste boeking is voor de betrouwbaarheid van onze managementrapportages. Je hebt aantoonbare kennis van boekhouden.
- Je stelt facturen op en monitort de debiteurenadministratie.
- Je hebt contact met (externe partijen), zoals andere schoolbesturen, de gemeente Hoorn en het samenwerkingsverband.
- Je bent aanspreekpunt voor de Kindcentrumleiders /schoolleiders en administratief medewerkers van onze locaties op vragen rondom facturen, contracten, huisvesting en facilitair.
- Je bent de beheerder van de gezamenlijke inbox van Financiën. Je beantwoordt vragen van medewerkers, leveranciers en externe organisaties zoveel mogelijk zelfstandig of je zet ze door naar de juiste adviseur.
- Je bent aanspreekpunt voor schades en verzekeringskwesties, administratieve handelingen daarbij.
- Je monitort de uitvoering van onderhoudsplannen van de locaties en signaleert afwijkingen.
- Je zorgt voor een complete, bijgewerkte administratie. Je doet voorstellen om administratieve processen te verbeteren. Je checkt regelmatig of de uitputting van uitvoeringskredieten van nieuwbouw/verbouw en de uitputting van de voorziening MJOP (MeerJaren Onderhouds Plannen) per jaar, zodat de rapportages voor de leidinggevenden en adviseurs actueel zijn.
- Je schrijft handleidingen of workflows voor de interne nieuwsbrieven en informeert de administratief medewerkers op de locaties, via nieuwsbrieven, presentaties of een interactieve werksessie.
- Je bent de preventiemedewerker voor het Pentakantoor. In deze rol zorg jij voor de Risico, Inventarisatie en Evaluatie voor kantoor en lever je een bijdrage aan het opstellen en evalueren van het plan van aanpak. Je informeert je kantoor-collega’s over veilig werken.
Deze opsomming geeft een indruk van de werkzaamheden. Jouw takenpakket ontwikkelt mee met de organisatieontwikkeling. Je vindt het leuk om nieuwe taken op te pakken. Je focus is: een goede administratie voeren zodat de leidinggevenden de juiste informatie hebben.
Samenwerken
Je bent de enige administratief medewerker Financiën, Huisvesting en Facilitair, maar deze werkzaamheden doe je niet alleen. Je bent onderdeel van twee teams. Samen met een andere administratief medewerker Financiën en twee adviseurs vorm je het team Financiën. Samen met de adviseur Huisvesting en Facilitair vorm je het team Huisvesting & Facilitair.