Managementassistent Tijdelijk met uitzicht op vast

FTE:

Salarisschaal: Tijdelijk met uitzicht op vast

De Stichting Islamitisch Primair Onderwijs (SIPO) is het bevoegd gezag van vier islamitische scholen in Zuid-west Nederland. Het bestuur van SIPO stuurt op hoofdlijnen. Het DB is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie. De directeuren van de scholen zijn verantwoordelijk voor de eigen school.

De managementassistent is verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning
binnen het stafbureau en ondersteunt de directie en het managementteam.

Je belangrijkste taken
Secretariële ondersteuning
• doet suggesties voor de verbetering van administratieve en secretariële procedures en werkwijzen;
• deelt in overleg de agenda van de directie van de school in en bewaakt deze;
• behandelt de voor de directie bestemde post, signaleert urgentie en voegt voor de afhandeling van
(post)stukken de benodigde bescheiden toe;
• notuleert vergaderingen van de directie, het managementteam en teamvergaderingen, werkt deze
uit en stelt de lijst van besluiten en te nemen acties op;
• stelt naar eigen inzichten en/of volgens opgegeven kaders brieven op en verzamelt en bewerkt
(aanvullende) informatie daartoe;
• corrigeert op spelling, stijl en leesbaarheid uitgaande brieven, folders, beleidsstukken e.d. van de
directie en/of het managementteam;
• signaleert knelpunten in de planning en draagt afgewogen oplossingsvoorstellen aan;
• onderhoudt (telefonische/mail)contacten met medewerkers binnen de organisatie ( scholen van de stichting, het bestuursbureau, externen) over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• ondersteunt administratief procedures waarin de wervings- en selectieprocedures voor nieuwe
medewerkers;
• informeert de directie naar aanleiding van informatiemails (van bijvoorbeeld het ministerie of de
PO-raad) over wijzigingen in regelgeving en mogelijk te ondernemen acties door de directie;
• handelt binnenkomende telefoongesprekken af, prioriteert bij het doorverbinden van gesprekken
en ontvangt bezoek;
• treedt op als in- en externe vraagbaak en verstrekt algemene en inhoudelijke informatie;
• legt dossiers aan en archiveert stukken;
• participeert in projecten en draagt suggesties en ideeën aan ter verbetering.

Ondersteuning overleggen en bijeenkomsten
• verzorgt de administratieve en organisatorische voorbereiding van (directie-/management)
overleggen en bijeenkomsten in de school;
• verzorgt de voorbereiding van bijeenkomsten, studiedagen, en draagt zorg voor de tijdige
informatieverstrekking aan deelnemers (waaronder de uitnodiging, agenda, vergader-documenten);
• handelt actiepunten af, bewaakt de voortgang van afspraken, signaleert stagnaties en doet
suggesties ten aanzien van het oplossen hiervan.

Administratieve ondersteuning
• stelt (administratieve) overzichten op;stelt een (jaar)planning op van alle overleggen en bijeenkomsten;
• beheert de website, houdt deze actueel, plaatst content en onderhoudt de contacten met de
beheerder van de website inzake gewenste aanpassingen, uitbreiding van mogelijkheden e.d.;
• ondersteunt (verzamelt informatie en schrijft tekstvoorstellen) bij het opstellen van documenten als het schoolplan, het jaarplan, de schoolgids, het jaarverslag en andere relevante documenten
(waaronder ook protocollen, procedures e.d.).

Financieel beheer
• verzamelt gegevens over de inzet van de middelen ten behoeve van verantwoording aan
subsidieverstrekkers (gemeente, samenwerkingsverbanden e.d.);
controleert facturen en declaraties en verwerkt de gegevens ten behoeve van het
administratiekantoor;
• onderhoudt contacten met derden over de afwikkeling van de facturen en declaraties;
• verzamelt gegevens (conceptbegroting voor de school van het bestuurskantoor en
administratiekantoor) voor het actualiseren/opstellen van de meerjaren begroting van de school en
controleert deze gegevens op juistheid en volledigheid.

Wat verwachten we van je?
• algemeen theoretisch en praktisch gerichte kennis van secretariële en administratieve procedures
en voorschriften;
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal en grammatica;
• kennis van het privacybeleid en de vaardigheid dit toe te passen in de werkzaamheden;
• relevante opleiding op MBO+/HBO-niveau
• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen de school en stichting en bekend
met de aard van de werkzaamheden binnen de directie en het management
• inzicht in de werking en mogelijkheden van tekstverwerkingsprogramma’s en (digitale)
administratieve systemen;
• vaardig in het tekstverwerken, het voorbereiden, notuleren en afhandelen van (management)
overleggen, het opstellen van brieven en het corrigeren van folders, beleidsstukken e.d.;
• Vaardig in het toegankelijk maken en bijhouden (o.a. rekening houdend met privacybeleid en
bewaartermijnen) van archieven en dossiers;
• Vaardig in communiceren.

Wat mag je van ons verwachten?

• Ruimte voor initiatief en professionalisering
• Een benoeming voor 1 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling
• Een salaris conform CAO PO

Over deze werkgever
Stichting Islamitisch Primair Onderwijs is het schoolbestuur van vier basisscholen in de regio Zuid-West Nederland:

• Islamitische basisschool El-Feth in Bergen op Zoom
• Islamitische basisschool Okba Ibnoe Nafi in Breda
• Islamitische basisschool Aboe El-Chayr in Tilburg
• Islamitische basisschool Aïsha in Roosendaal

Als groeiende scholengemeenschap met ongeveer 1000 leerlingen verdeeld over de vier scholen zijn wij regelmatig op zoek naar onderwijsprofessionals die ons team komen versterken. SIPO richt zich op het bieden van kwalitatief hoogwaardig primair onderwijs op islamitische grondslag. Hierbij is het uitgangspunt dat onze leerlingen het beste uit zichzelf kunnen halen met het oog op hun functioneren in de Nederlandse samenleving. Onze kernwaarden Ishaan, respect, rechtvaardigheid en naastenliefde zijn de basis voor het handelen van alle medewerkers en dit brengen zij over naar de leerlingen.
 
Op onze scholen is het fijn om elkaar te ontmoeten, elkaar te helpen en voor elkaar te zorgen. De leerlingen krijgen alle aandacht vanuit onze betrokken teams.